Configurar VRBO para conectar con AvailRoom
Vamos a ver los pasos a seguir en AvailRoom para completar la información requerida por VRBO de cara a la conexión con la OTA.
VRBO requiere que se configure y se envíe una serie de información desde el PMS que otros canales no nos requieren, por lo que la configuración puede ser algo más compleja (piden subir un contrado, imágenes y descripciones específicas, definir en el PMS las políticas de cobro...), pero no os desanimeis, si seguís estos pasos en el orden establecido y con algo de tiempo veréis que es sencillo.
Para comenzar hay que acceder a la ventana de Channel Manager:
¡OJO! Si no puedes ver esta ventana en tu escritorio al acceder a AvailRoom indícanoslo en un email a soporte@availroom.com y te la habilitamos para que puedas hacer las configuraciones necesarias.
La ventana del Channel es una ventana delicada, no sólo sirve para configurar y conectar VRBO, es un acceso a muchas de las conexiones de las OTAs con las que trabajamos (Booking, airbnb...), por lo que es importante intentar seguir los pasos que vamos a definir a continuación de la forma más precisa posible.
¡OJO! Al abrir la ventana de Channel, lo primero que nos encontramos es que se nos abre, por defecto, la primera pestaña del menú lateral izquierdo, Conexiones Activas.
Esto se abre simplemente porque es la primera pestaña, pero no necesitáis hacer nada en ella:
Debemos prestar atención al menú lateral donde deberemos hacer configuraciones para VRBO en los tres apartados existentes en el orden en el que se presentan:
Apartado 1: CARACTERÍSTICAS
Apartado 2: CONTENIDO CANALES
Apartado 3: CONECTAR CANALES
Apartado 1: CARACTERÍSTICAS
El primer apartado es un apartado de características básicas para los establecimientos y tipos de alojamiento, comunes en varios portales o canales de venta, que consta de 3 submenús.
No todos los campos de los submenús de Características son obligatorios para la conexión con VRBO aunque es recomendable rellenar esta información lo mejor posible.
Al pulsar sobre modificar características veremos dichos submenús desplegados:
¡OJO! En estos submenús es necesario hacer configuraciones en el Submenú 1: Características establecimientos y en el Submenú 2: Características tipos de alojamientos.
El Submenú 3: Extras no es obligatorio rellenarlo.
El Submenú 3: Extras no es obligatorio rellenarlo.
Submenú 1: Características establecimientos
En el primer submenú de características de los establecimientos se recogen datos a nivel del establecimiento como son la dirección, el número de registro de turismo, las horas de entrada y salida y un link a un contrato de arrendamiento.
¡OJO! Este
contrato es un requisito de VRBO, debe estar en PDF pero, como no
podemos subir un PDF directamente a este menú, lo que debemos hacer es
subirlo a la nube y pegar un enlace.
¿Cómo y donde podemos subir el contrato cumplimentado en PDF y obtener una URL o enlace para incluirlo en los requisitos de VRBO?
En AvailRoom ponemos a vuestra disposición un espacio tipo Dropbox para que podáis subir y archivar documentos y archivos de forma sencilla y tener acceso a los mismos siempre que lo necesitéis.
El contrato de VRBO lo vamos a subir en este apartado a que, una vez subido, AvailRoom os va a facilitar una URL que debéis copiar y pegar en el espacio del contrato que hemos comentado con anterioridad.
El primer paso va a ser personalizar vuestro contrato, para ello os dejamos aquí un link de descarga de un contrato TIPO para facilitaros el proceso:
¡OJO! Una vez este contrato esté relleno con la información correcta de vuestro establecimiento debéis guardarlo en formato PDF y subirlo al apartado que se explica a continuación:
1. Abrimos configuración
2. Pulsamos la pestaña de Documentos -> Documentos y en el botón dorado SUBIR DOCUMENTO
3. Al hacerlo se abre una ventana donde podemos arrastrar el contrato YA EN PDF que vamos a adjuntar a VRBO:
Podemos pinchar en DROP FILES TO UPLOAD, lo que abrirá la ventana de vuestro equipo para buscar el archivo o podéis directamente arrastrarlo y soltar.
Al hacerlo veremos nuestro archivo adjunto, pulsamos el botón turquesa OK.
Lo siguiente será copiar la URL pero, antes de hacerlo, se aconseja Guardar la subida que acabamos de hacer:
Con la URL copiada volvemos a nuestra ventana de Channel Manager, estará en la barra de inicio de la parte inferior, puesto que no la hemos cerrado:
En el apartado del Contrato, pegamos la URL que tenemos copiada en el portapapeles (Ctrl V), y pulsamos el botón azul ACTUALIZAR:
Una vez está completa toda la info de las Características del establecimiento (incluyendo el contrato), pulsamos el botón azul inferior de Actualizar para guardar los cambios hechos:
Con esto ya tendríamos creadas las características de nuestro establecimiento.
¡OJO! Si tenéis más de un establecimiento, deberéis realizar este primer punto para cada uno de ellos. Si el contrato es el mismo os valdrá la misma URL que ya tenéis copiada, si el contrato es diferente para según qué establecimiento, entonces deberéis subir un contrato para cada uno de ellos.
Submenú 2: Características tipos de alojamientos
La información de los tipos de alojamientos incluye datos como la ocupación del tipo, los metros cuadrados, los dormitorios, cuántas camas posee cada uno, así como los baños.
Si nuestro establecimiento tiene, por ejemplo, dos tipos como pueden ser Habitación doble y Habitación triple o Apartamento Estandar y Apartamento adaptado, debemos crear cada uno de ellos en este submenú.
La información a rellenar incluye los siguientes menús:
Todos son bastante autoexplicativos excepto el Nombre Internacionalizado.
En Nombre Internacionalizado debemos poner el nombre del tipo que queremos que se muestre en VRBo, es decir, este nombre lo podrán ver los clientes.
Cada vez que rellenamos la información de un tipo pulsamos el botón azul de ACTUALIZAR y se nos irán creando en la tabla superior:
Submenú 3: Extras
Como hemos comentado anteriormente, este submenú no es obligatorio pero si queréis podéis rellenarlo para tener la información más fidedigna posible:
Apartado 2: CONTENIDO CANALES
En la sección de contenido genérico vamos a crear contenido requerido por VRBO pero que coincide con contenido que requiere Airbnb, en los casos en que creamos los alojamientos en este canal desde AvailRoom.
Es decir, el apartado 2 y el apartado 3 podrían compartir menú pero, de cara a subir la menor cantidad de información posible para las conexiones con los canales, en el apartado 2 agrupamos inormación que es necesaria para VRBO y para Airbnb.
Este apartado consta de 2 submenús, Crear contenido establecimientos y Crear contenido tipos de alojamiento.
¡OJO! Para VRBO sólo hay que pasar por el submenú 2, Crear contenido tipos de alojamiento. El submenú 1 Crear contenido establecimientos nos lo saltamos
Submenú 1: Crear contenido tipos de alojamiento
Una vez en Crear contenido tipos de alojamiento tenemos que crear una "entidad de contendo" por cada tipo de alojamiento.
Si en la sección 1 hemos creado características para 3 tipos de alojamiento, entonces en este menú debemos crear el contenido para cada una de ellas.
No es lo habitual, pero si se da el caso de que, a pesar de que hemos creado características de 3 tipos de alojamiento, comparten fotos y descripciones, podemos optar por crear una sola entidad de contenido y asociarla a los 3 tipos de alojamiento pero, como comentamos, no es lo habitual puesto que precisamente creando tipos lo que solemos hacer es distinguir unos de otros.
Para ello damos un nombre a cada una de las entidades de contenido que vamos a crear, de una en una ponemos Nombre, Seleccionamos el canal (en este caso Homeaway (VRBO))
y pulsamos el botón morado de CREAR CONTENIDO PARA LOS CANALES SINCRONIZADOS
y pulsamos el botón morado de CREAR CONTENIDO PARA LOS CANALES SINCRONIZADOS
Al pulsar dicho botón, debajo se abren las opciones a rellenar para el tipo que estamos creando:
Otro punto importante son las imágenes. VRBO requiere un mínimo de 7 imágenes y un tamaño mínimo para las imágenes que se suben, este es 1921x1081. Cualquier imagen inferior en cualquier de esos dos parámetros, VRBO no la va aceptar, por lo que la subida fallará.
Esto puede ser para imágenes verticales u horizontales:
Verticales: 1081 x 1281
Horizontales: 1281x1081
Una vez hemos terminado de añadir contenido a acada uno de nuestros tipos Guardamos y podemos pasar al Apartado 3, Conectar Canales
Apartado 3: CONECTAR CANALES
Ya estamos en el último paso de nuestra conexión donde vamos a sincronizar el contenido que hemos creado con VRBO.
Para ello pulsamos en el Submenú Homeaway:
Al hacerlo veremos que se despliegan 3 submenús que deberemos configurar en el orden que aparecen:
Submenú 1: Crear contenido
Una vez aquí os puede extrañar encontrar otro menú de crear contenido pero, como comentamos anteriormente, este menú crea contenido requerido única y exclusivamente por VRBO, mientras que el anterior sección 2 creamos contenido que pueden compartir VRBO y airbnb. Este es contenido específico de VRBO
Al hacerlo, en la parte inferior, se abre el formulario para rellenar los datos de VRBO.
El primero selector, Contenidos, es muy importante, es donde vamos a elegir a qué contenido genérico creado anteriormente (a nivel de tipo) vamos a asociar este contenido específico de VRBO, es decir, vamos a crear una asociación entre las fotos y descripciones creadas anteriormente con nuevos datos específicos que vamos a configurar.
Si, como hemos comentado, hemos realizado la opción más habitual que es crear contenido diferente ara cada uno de nuestros tipos, deberemos realizar la selección para cada uno de ellos independientemente, de manera que, al darle a Añadir, en el caso de nuestro ejemplo nos quedaría la tabla de la siguiente forma:
Una vez hecho esto Guardamos y pasamos al submenú 2, Proceso de cobro
Submenú 2: Proceso de cobro
En esta sección vamos a definir el proceso de cobro que llevaremos a cabo en nuestro establecimiento o establecimientos. Debemos crear tantos como distintos procesos de cobro tengamos, por ejemplo si cobramos un anticipo y un cobro estandar 100%, deberemos definir ambos.
Empezamos primero por indicar si el proceso de cobro va a ser común a todos nuestros tipos, ya que podemos querer diferenciar diferencias formas de cobro por cada uno de ellos.
Lo más habitual es que todos nuestros tipos los cobremos de la misma forma, por lo que en el primer panel inluimos todos los tipos:
Una vez definidos los tipos que van a seguir este proceso de cobro, debajo vemos las demás opciones.
¡OJO! Estas opciones no van a generar ningún cobro en el sistema, simplemente sirven para informar al cliente que realiza la reserva a través de VRBO de cuál va aser el proceso de cobro que vamos a aplicar
Submenú 3: Realizar mapeo
¡Felicidades!
Si habéis llegado hasta aquí no os queda nada por hacer puesto que del mapeo nos encargamos nosotros.
Simplemente escribidnos un mail a soporte@availroom.com indicándonos que habéis completado las configuraciones requeridas por VRBO y habéis llegado al último paso de Realizar mapeo, y nosotros nos encargaremos de finalizar la conexión con el canal.
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