Crear una reserva directa en AvailRoom
Planing:
Para crear reservas, abrimos la ventana del planing:
Una vez en el planning, para crear una reserva simplemente hay que pinchar con el botón izquierdo del ratón en el día que queramos que comience la misma y, sin soltar, arrastrar hacia la derecha hasta el día de salida.
A la vez que arrastramos veremos que se nos muestra un círculo con el número de días o de noches que estamos eligiendo, así como la fecha inicio y fin del periodo de la reserva.
Una vez tengamos el periodo de días claro, soltamos el botón del ratón:
Al hacerlo, se abrirá la ficha para generar la reserva que queremos grabar en el sistema, la cual se puede ver en la siguiente imagen:
La reserva va a permitir que la guardes simplemente introduciendolos datos básicos de la misma, pero siempre es bueno
tener registrada la myor cantidad de información posible relativa a la reserva.
vienen a continuación para dejar nuestras reservas registradas en nuestro planing.
Primera pestaña: Reserva
La primera pestaña está dividida en varios paneles.
El primer panel es “Datos reserva”:
Reserva propietario: Es una reserva hecha para el propietario de la vivienda y genera ocupación.
Reserva sin asignar: Es una reserva no asignada en el planning, por tanto, no será visible en el planning, pero genera ocupación a su vez. Podemos encontrarnos con reservas sin asignar cuando el sistema intenta añadir una reserva de forma automática en el planning, pero no hay espacio en una solo habitación para albergar todos los días de la reserva, sin antes mover algunas otras reservas para generar un espacio en una sola habitación. Las reservas sin asignar pueden verse en un icono de una campana en la parte superior de la ventana o en la ventana de consola.
Reserva en espera: Son reservas que están en espera de confirmarse cuando exista disponibilidad, en este caso no generan ocupación. No visible en el planning.
Reserva confirmada: Reserva confirmada que genera ocupación.
Reserva cancelada: Reserva cancelada que no genera ocupación, no visible en el planning.
Reserva eliminada: Reserva eliminada que no genera ocupación, no visible en el planning.
Reserva por confirmar: Reserva confirmada que genera ocupación.
Checkin: Reserva confirmada que genera ocupación.
Checkout: Reserva confirmada que genera ocupación.
No show: Reserva en estado de no-show que no genera ocupación, no visible en el planning.
Hay ciertos campos en esta ventana que disparan evento de cambio de precio, como por ejemplo cambiar las fechas o cambiar el número de personas, al realizar un cambio de este tipo, el sistema nos muestra la siguiente ventana:
En esta ventana tenemos dos opciones:
Realizamos el cambio manteniendo el precio anterior de la reserva “Mantener precio” o realizamos el cambio actualizando al nuevo precio “Actualizar precio”. Una vez escojamos una de las opciones la ventana desaparecerá y el precio de la reserva se verá alterado si hemos escogido la opción de actualizar.
Botón de las tarjetas del cliente:
En esta ventana podemos añadir o ver las tarjetas del cliente, para añadir una nueva tarjeta debemos rellenar los tres primeros campos del formulario únicamente.
Es posible que, si nos equivocamos en algún número o en la fecha de caducidad el sistema no dé por válida la tarjeta, ya que se comprueba que la numeración sea correcta.
Si la tarjeta ya está añadida podemos consultar sus datos pulsando sobre el numero de la tarjeta, que se mostrará debajo del nombre del panel “Tarjetas del cliente”, al pulsar el número nos mostrará sus datos en el formulario.
El siguiente panel de la derecha es el relativo a los datos del cliente de la reserva:
Panel de “Datos cliente”:
En este apartado, AvailRoom nos va a permitir guardar la reserva únicamente rellenando el nombre del cliente, pero como hemos comentado, de cuanta más información dispongamos, mejor
Si seguimos hacia abajo, nos encontramos con el panel “Datos alojamiento”:
En este panel podemos ver en qué lugar estamos haciendo la reserva o está realizada la reserva.
Podemos cambiar la reserva de habitación, el sistema mostrará únicamente las habitaciones que tengan disponibilidad para las características de la reserva
El siguiente panel “Ofertas”:
Muestra las ofertas asignadas en este periodo y desde aquí podemos marcar o desmarcar alguna de ellas.
Panel de “Registro de viajeros”:
En este panel podemos añadir los viajeros de la reserva, estos viajeros se usan para el envío de los partes de guardia civil o de policía y también para el envío de las encuestas de estadísticas del INE (Instituto nacional de estadística).
- Caso Guardia civil: Una vez añadidos los viajeros en cada reserva, el sistema, dos veces al día generará un fichero de forma automática y lo enviará igualmente al sistema de hospederías de la guardia civil.
- Caso policía: Una vez añadidos los viajeros en cada reserva, el sistema, dos veces al día generará un fichero de forma automática y lo enviará a vuestro correo, debemos coger este fichero del correo e ir a la web de la policía, en la cual debemos tener una opción para adjuntar estos ficheros.
Para añadir un nuevo viajero es necesario rellenar todos los campos obligatorios, que son todos a excepción del correo.
Rellenamos los campos obligatorios, por ejemplo, el segundo apellido no es obligatorio para extranjeros, pero eso lo va solicitando el sistema si le falta algún dato. Ahora debemos pulsar el botón con el símbolo de “+” del panel donde dice “Añadir”, de este modo, se crea un nuevo viajero en la tabla de más abajo. Y así sucesivamente para el resto de viajeros, con estos viajeros es con los que el sistema generará los ficheros para los partes de policía o guardia civil.
En esta tabla podemos ver los viajeros de la reserva. Podremos editarlos o borrarlos pulsando sobre el icono de color rojo con la papelera.
Como prueba vamos a guardar la reserva que estamos mostrando, simplemente añadiendo en el campo “nombre” de la ficha del cliente el nombre de “Prueba”, al darle a guardar el sistema nos deberá devolver un mensaje con que los cambios se han guardado correctamente y ya veremos la reserva en el planning.
En la parte superior izquierda ya podemos ver el identificador de reserva que el sistema ha asignado a la reserva al guardarla y el nombre del cliente.
En el planning podemos ver la reserva ya guardada y podremos realizar posteriormente los movimientos que vimos en la parte del manual del planning
en caso de ser necesario en algún momento.
en caso de ser necesario en algún momento.
Segunda pestaña: Extras
En esta pestaña podemos asignar extras predefinidos en el sistema a la reserva.
Las tres pestañas que se muestran (extras, actividades y pensiones) tienen exactamente el mismo comportamiento por lo que explicaremos las tres en una, la de extras, ya que únicamente se han dividido dependiendo del tipo de concepto a añadir, si es una pensión como un desayuno o si es un extra como una cuna, aunque también se pueden definir ambas opciones, desayuno y cuna como un extra, depende de la configuración de cada uno.
En este caso en la pestaña de “Extras” podemos ver un panel en el lado izquierdo y dos en el lado derecho, vamos a empezar con el panel de “Extras disponibles”, este panel nos muestra los extras creados en el sistema y que ya tendrán un precio asociado.
En primer lugar, vamos a seleccionar el extra que queremos asignar a la reserva, en este caso la “Cuna” que ya está predefinido en el sistema como prueba.
Al seleccionar el extra debemos buscar disponibilidad de dicho extra en el panel de la parte derecha “Disponibilidad extras”, donde nos pregunta las unidades de este extra que queremos.
Unidades: Número de unidades el extra seleccionado
Seleccionar fechas: Fechas en las cuales queremos buscar la disponibilidad del extra.
Periodo: Sirve para especificar si las fechas que hemos escogido anteriormente las trate como un periodo o las trate como días sueltos, por ejemplo, si queremos buscar del 1 al 5 de noviembre, en el selector de fechas seleccionamos solo el 1 y el 5 de noviembre, al marcar la opción de periodo el sistema busca disponibilidad entre los días comprendidos entre el 1 y el 5 de noviembre, si no marcamos periodo, el sistema busca solo el 1 y el 5 de noviembre.
Buscar: Sirve para buscar la disponibilidad con los criterios seleccionado.
Al buscar disponibilidad el sistema nos devuelve los días que, si, tienen disponibilidad para ese extra, en el ejemplo podemos ver que al buscar el 26 y 27 de octubre ambos nos devuelven disponibilidad, si no la hubiera no se mostrarían. Ahora debemos elegir si queremos marcar todos los días o solo alguno de ellos, en este caso los marcamos todos.
Al seleccionar los dos días, podemos ver el precio de la cuna para cada uno de los días, en este caso 5€ cada uno. En el panel de la izquierda podemos ver el total para los días seleccionado, es decir, 10€.
Ya hemos buscado disponibilidad y tenemos el precio, ahora solo nos falta confirmar para coger los extras, para ello debemos pulsar el botón “Confirma todos” o los botones de confirmación de la tabla de disponibilidad para cada uno de los días.
Ahora en el panel inferior “Extras seleccionados” podemos ver los extras seleccionado para cada día y el número de unidades de ambos.
Para guardar los cambios solo nos faltaría pulsar el botón de “Guardar” en la parte superior derecha de la ventana.
Tercera pestaña: Cargos
Vamos a comenzar con la pestaña de cargos en lugar de ingresos, ya que ambas están relacionadas.
En esta ventana podemos ver los cargos del sistema, es decir, los cargos que le vamos a cobrar al cliente por la reserva, estos cargos son los que hacen la suma del total de la reserva.
Los cargos pueden ser de distinto tipo, todas las reservas tienen el propio cargo de “tipo reserva”, lo que equivale al cargo por el alojamiento.
En la pestaña podemos ver dos paneles, un panel para añadir o editar cargos y una tabla donde se muestra la lista de cargos de la reserva.
En la tabla de “Cargos” podemos ver en este caso, dos cargos, el de la reserva o el alojamiento cuyo importe es de 200€ y el del extra de la cuna que seleccionamos en la anterior sección de “Extras” con un importe de 10€. Ambos cargos suman un total de 210€ que es lo que podemos ver en la parte superior, en las cifras de pendiente y total.
Una práctica muy usada es modificar el importe de un cargo, vamos a ver cómo hacerlo. En la tabla de cargos podemos ver dos columnas al final “Editar” y “Borrar”, si pulsamos sobre la opción de editar sobre el cargo que queremos editar su importe veremos que la tabla se bloquea, esto es porque entra en modo edición porque le hemos indicado que vamos a editar un cargo.
Podemos ver que nos ha cargado los datos de ese cargo en el panel de la parte superior. Simplemente debemos modificar el importe del cargo editado, en este caso, vamos a pasar de 200€ a 150€ y para confirmar o cancelar el cambio ahora podemos ver dos botones de color azul y rojo a la derecha del campo “Concepto”, con uno confirmamos el cambio y con el otro cancelamos el cambio.
Al pulsar en confirmar el cambio ya hemos modificado el importe del cargo y podremos ver en la tabla de cargos el nuevo importe y en la cifra de la parte superior el nuevo total y pendiente de la reserva, en este caso 160€.
Ahora vamos a ver como añadir un nuevo cargo libre a la reserva, para esto nos vamos al panel superior.
- Tipo de cargo: El tipo de cargo a añadir.
- Coste: El importe del cargo a añadir.
- Unidades: El número de unidades del cargo.
- Estado: Si el cargo está pagado por parte del cliente o pendiente de pago, por defecto pendiente, ya que normalmente, cuando añadimos nuevos cargos aún no han sido pagados.
- Impuesto: El tipo de impuesto del cargo.
- Concepto: El nombre del cargo, es un campo de texto libre.
Vamos a añadir un cargo de tipo “Estándar” o “Extra” con un importe de 50€, con nombre “Desayuno especial”.
Para añadirlo debemos pulsar en el botón con el símbolo de “+” al lado del campo “Concepto”, de esta forma el cargo se añade a la tabla de cargos de la parte inferior y el total y el pendiente de la reserva se verán modificados por el importe de este cargo.
También existe un tipo de cargo llamado “Descuento” que permite añadir un descuento al total de la reserva, no hay que añadirlo como negativo,
ya que el sistema lo hace automáticamente y éste, resta importe al total de la reserva.
ya que el sistema lo hace automáticamente y éste, resta importe al total de la reserva.
Ya tenemos los tres cargos de la reserva en estado “Pendiente” y podemos verlo en la tabla de cargos, ya que están pendientes de que el cliente los abone.
Cuarta pestaña: Ingresos
En esta pestaña podemos ver dos paneles igual que en la pestaña de cargos, uno para añadir nuevos ingresos y otro donde podemos ver una tabla
con los ingresos recibidos por parte del cliente.
con los ingresos recibidos por parte del cliente.
Vamos a añadir un tipo de ingreso llamado “Anticipo”, es una práctica también bastante extendida, ya que algunos establecimientos cobran una cantidad antes de la entrada del cliente. En el panel de “Nuevo ingreso”.
- Tipo de ingreso: El tipo de ingreso a añadir, cada uno puede tener un comportamiento específico.
- Coste: El importe del ingreso.
- Tipo de pago: La forma de pago del ingreso.
- Concepto: El nombre del ingreso, es un campo de texto libre.
En este caso vamos a añadir un tipo de ingreso “Anticipo” para ver su comportamiento, también podría ser un tipo de ingreso “Estándar”.
Añadimos el ingreso con tipo de pago “tarjeta”, para ello debemos pulsar el botón morado y seleccionar la tarjeta del cliente si ya se encuentra grabada en el sistema o debemos añadir una nueva sobre la marcha. Una vez añadida la tarjeta y los demás datos, en este caso un importe de 60€ debemos pulsar el botón con el símbolo de “+” a la derecha del campo “Concepto”, para añadir el ingreso, el cual veremos en la tabla del parte inferior una vez añadido.
Ahora podemos ver que el total de la reserva continúa siendo 210€, pero el pendiente ahora es 150€, puesto que hemos recibido un ingreso por parte del cliente de 60€, 210 – 60 = 150€.
Por último, vamos a pagar el total de la reserva (esto se realiza en cualquier momento), para ello vamos a añadir un tipo de ingreso llamado “Pago Cargo” que sirve para pagar los cargos que están pendientes de pagar y que podemos ver en estado “Pendiente” en la tabla de la pestaña de ”Cargos”.
Al seleccionar en “Tipo de ingreso” el tipo “Pago cargo” se nos bloquea el campo de “Coste”, es decir, no nos permite asignar a nosotros la cantidad que queramos, en su lugar, nos muestra en un panel intermedio “Cargo disponible”, la lista de cargos a pagar por el cliente.
Debemos ir seleccionando todos y el sistema irá sumando en el campo “Coste” el importe total de los cargos seleccionados.
Para el caso que nos ocupa, podemos ver que la suma total de los cargos pendientes es de 150, ay que el sistema ya cuenta con el anticipo cobrado anteriormente de 60€. Esta cantidad de 150 coincide con el pendiente de la reserva que son 150€ también. Ahora vamos a añadir el ingreso con forma de pago efectivo, en el nombre del concepto añadimos el texto que queramos y añadimos de nuevo el ingreso.
En la tabla inferior podemos ver el ingreso de 150€ y ahora el pendiente de la reserva muestra 0€, es decir, la reserva ha sido pagada o cobrada en su totalidad. En la tabla de cargos de la reserva podemos ver ahora los tres cargos de prueba en estado “Pagado”.
Una vez guardada la reserva podemos ver la misma en el planning con un icono delante del nombre del huésped, este icono indica que la reserva tiene un pendiente de 0, es decir, que está pagada. EL icono rojo es porque extra de cuna de la reserva tiene un icono asociado y se muestra también.
Quinta pestaña: Movimientos
En esta pestaña podemos ver todos los movimientos “económicos” que han tenido lugar en la reserva, el usuario que lo ha hecho, el día la hora y el movimiento.
Sexta pestaña: Facturas
La venta de facturas se usa para generar o modificar las facturas de la reserva.
En primer lugar, como vamos a generar la factura debemos pulsar el botón de color morado “Cliente”, para emitir la factura al cliente de la reserva.
Al pulsar el botón se rellenarán los siguientes datos:
La entidad de facturación (el emisor de la factura) y la moneda.
La lista de los cargos de la factura pendientes de ser facturados.
Los datos del cliente de la reserva que rellenamos anteriormente en la ficha de cliente.
En este caso el único dato que pusimos fue el nombre del cliente.
Para generar la factura o mejor dicho pre-visualizar la factura vamos a seleccionar los tres cargos de la reserva, es decir, los vamos a pasar a la parte de seleccionados.
Lo siguiente es rellenar los datos del cliente, es decir, el receptor de la factura. Existe un buscador de clientes “Buscador cliente” en esta componente podemos buscar un cliente ya existente en el sistema, tanto por el nombre, como por los apellidos o el identificador. Es importante remarcar que los datos que pongamos en este panel del cliente de la factura o que modifiquemos no alteran los datos del cliente original de la reserva. Si pusiéramos datos de un nuevo cliente, como, por ejemplo, una empresa, que nos ha dicho el cliente que quiere la factura a nombre de esa empresa y quisiéramos guardar esos datos de la empresa como un nuevo cliente en el sistema tendríamos que añadir los datos y marcar el botón de “Nuevo cliente” como “si” y además darle al botón de guardar la reserva.
- Particular: Especifica si el cliente es una persona física.
- Empresa: Especifica si el cliente es una empresa.
- Pasaporte / DNI: (Obligatorio) Identificador del cliente.
- Tipo identificador: (Obligatorio) El tipo de identificador del cliente.
- Nombre: (Obligatorio) El nombre del cliente.
- Apellidos: Los apellidos del cliente.
- Dirección: (Obligatorio) Dirección del cliente.
- País: País del cliente.
- Provincia: La provincia del cliente.
- Ciudad: (Obligatorio) La ciudad o población del cliente.
- Teléfono: (Obligatorio) El número de teléfono del cliente.
- Código postal: (Obligatorio) El código postal del cliente.
- Email: El correo del cliente.
- Idioma: El idioma del cliente.
- Observaciones a mostrar en la factura: Posibles observaciones, es un texto libre que queramos añadir en la factura a generar en concreto.
Una vez rellenos los datos pasamos al panel para pre-visualizar o generar una nueva factura, llamado ”Acciones”.
En este panel podemos ver una previsualización de la factura, podemos generar una nueva factura o podemos generar un albarán. Las opciones de “enviar por email”
y “email” sirven para enviar la factura por correo a la hora de generarla.
y “email” sirven para enviar la factura por correo a la hora de generarla.
El campo fecha sirve para seleccionar la fecha con la que queremos generar la factura o el albarán, por defecto es la fecha actual.
Lo primero es la opción de pre-visualizar factura, esto generará una factura en formato .pdf que podremos visualizar.
Una vez veamos que la factura pre-visualizada está correcta, es hora de generarla, ahora seleccionaos la opción de “Generar factura”.
La opción de “Generar factura reutilizando número” sirve para generar una factura con un número ya pasado, para algún caso en el cual hemos borrado una factura anterior y necesitamos rellenarlo con una nueva factura.
Podemos ver la factura con el siguiente número consecutivo, en este caso el número 4 y la fecha en la que la hemos generado.
Una vez generada la factura en formato .pdf, la podemos ver en la tabla de facturas de la reserva.
Desde esta tabla podremos reenviar la factura por correo, al correo que pongamos en el campo “Email”, podemos volver a mostrar por pantalla la factura con la opción de “Reimprimir” y podemos modificar o borrar la factura.
En caso de modificar la factura debemos operar del siguiente modo:
- En primer lugar, abrir la reserva.
- Ir a la pestaña de facturas de la reserva.
- En la tabla de las facturas de la reserva debemos elegir la opción de “Modificar” de color amarillo.
El sistema nos indica que ya estamos editando la factura y ahora debemos hacer exactamente lo mismo que cuando generamos una factura nueva.
- Pulsar el botón de cliente de color morado.
- Seleccionar los cargos para emitir en la factura.
- Rellenar los datos del cliente receptor de la factura.
- Pre-visualizar la factura.
- Generar la factura de forma normal, esto nos devolverá exactamente la misma factura anterior en cuanto a número y fecha (excepto si modificamos la fecha a mano en el selector de fecha) de factura, pero con los nuevos datos, por tanto, la antigua factura ya no es válida, la nueva es la que debemos entregarle al cliente.
Una vez generada una factura para la reserva podemos ver que el icono que se mostraba en la reserva del planning para identificar que la reserva está pagada, ahora se ve con un color verde turquesa, lo que significa que además de tener pendiente 0€, está facturada o contiene una factura.
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